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Mittlerweile haben sich sicher ein ganzer Haufen Texte – Artikel, Papers, Bücher, andere Arbeiten etc. – angesammelt. Well done!
Aber rein technisch wirft das auch ein Problem auf: Wie Ihr wisst, muss Eure Arbeit am Ende eine Liste allen referenzierten Materials enthalten, wobei sowohl die Liste, als auch die Referenzen darauf im Text einer genauen Formvorschrift genügen müssen! Früher musste man das händisch machen, und es war ein ungeheurer Aufwand! Heute setzt man dazu natürlich Software ein.
Eine gute Software kann also Folgendes:
Dokumente mit allen relevanten Angaben (Titel, Autoren, Jahrgang, Verlag, ISBN, DOI, Abstract u.v.a.) in einer Datenbank speichern. Bei Dokumenten, die über eine URL zugänglich sind, sollte das direkt von der Webseite aus erfolgen. URL und Datum des Abrufs sollten ebenfalls gespeichert werden, denn das kann für die Referenz benötigt werden.
›Dokumente‹ sollen möglichst vielfältig sein können: Bücher, Journalartikel, Magazinartikel, Webseiten, PDF-Dokumente, Videoclips oder Sounddateien, Konferenzpapers, Blogeinträge, Patente, Präsentationen, Briefe, Webseiten, Thesen - um nur einige zu nennen! Jeweils für den Typ relevante Metadaten sollen gespeichert werden können.
Es sollte möglich sein, aus der Datenbank eine automatische Referenz in den Text des Textverarbeitungsprogramms einzufügen. Dabei ist es gut, wenn unterschiedliche Formate automatisiert unterstützt werden, denn Referenzen können so unterschiedlich aussehen wie »[1]« oder »Düsentrieb D. et al. (2016)«.
Das System sollte alle verwendeten Referenzen (in der Datenbank können und werden mehr liegen als nur die verwendeten) in der richtigen Reihenfolge und wieder im richtigen Format zu einer Referenzliste zusammenstellen und ebenfalls automatisch einfügen können.
Zitate, die von online Quellen entnommen werden, sollten textlich und mit URI von der Datenbank verwaltet werden.
Der Text von Zitaten, die aus gedruckten Materialien stammen, sollten händisch in die Datenbank eingebracht werden können.
Programme, die so etwas können, gibt es viele und früher benützte ich ›bibus‹, aber bei irgendeiner Release von LibreOffice brach die Integration, sodass Referenzen nicht mehr automatisch eingefügt werden konnten. Daraufhin evaluierte ich diverse Programme, die in der englischen Wikipedia gelistet sind, wobei zu den oben genannten noch folgende Kriterien galten:
frei
verfügbar auf Linux, Android und Windows (MacOS müsste ziemlich deckungsgleich mit Linux sein, aber Achtung!)
Sync über mehrere Workstations (das finde ich sehr praktisch!)
keine Beschränkung der Datenbankgröße oder der Länge der Referenzliste (wenn man nur eine Arbeit abwickeln will, dürfte das weniger relevant sein.)
EndNote, Mendeley und RefWorks sind prominente Namen, aber alle nicht frei und schieden somit aus. (Mendeley wurde dann doch noch getestet.) Infrage kamen: Aigaion, Bebop, BibDesk, BibSonomy, Docear, JabRef, KBibTex, Pybliographer, refbase, RefDB, Referencer, Wikindx und Zotero, von denen ich einige antestete, und Mendeley und Zotero etwas genauer. (Mendeley ist zwar nicht frei, aber recht prominent, daher wurde es getestet. Es schied aus, weil es mir unintuitiv erschien und sehr Vieles der eigenen Datenbank auf einem Server verwaltet wird, wo eigene Datenbankinhalte automatisch veröffentlicht zu werden scheinen, was ich als inakzeptabel empfinde.)
Letztendlich wurde es bei mir Zotero, und so lautet auch meine Empfehlung.
Zotero besteht aus zwei Komponenten: eine installiert man als Add-in im Browser, die andere in der Textverarbeitung, wo sie in Form eines Toolbars zur Verfügung steht. Alternativ zum Browser-Addin existiert auch eine stand-alone Komponente, die ebenfalls mit der Textverarbeitung nahtlos zusammenarbeitet. Lediglich der Download und das Speichern aus Internet-Quellen schien mir etwas undurchsichtiger Das aber vermutlich nur, weil ich es nicht durchschaut habe (und ich eine stand-alone Komponente auch nicht brauche).
Die Leistung der Webkomponente:
Webdokumente werden auf Knopfdruck mit sämtlichen Metadaten in die Datenbank übernommen. Dabei kann man das Dokument selbst und/oder die Webseite als HTML oder Screenshot herunterladen.
Dokumente aus der Datenbank können auf Klick angebrowst bzw. angezeigt werden.
Sofern Volltext (bspw. als PDF) vorhanden ist, kann es in der Datenbank gespeichert werden.
Alle Referenzen kommen in ein Repository (›My Library‹) und können in beliebig viele ›Ordner‹ (und Unterordner) übernommen werden (was bei mehreren Projekten praktisch ist).
Doubletten (es kann schon einmal vorkommen, dass man ein und dasselbe Paper mehrfach findet ohne es zu merken) können im Repository identifiziert und zusammengeführt werden. (Öfter als nicht unterscheiden sie sich in ihren beschreibenden Attributen.)
Notizen und Schlagwörter (›Tags‹)
Angabe von ›Beziehungen‹ zwischen Dokumenten
34 Dokumentarten
Über 6500 Zitierstile
Transparente Verwendung in Browsern auf mehreren Computern (sogar Smartphone)
Die ›Extension‹ in der Textverarbeitung macht sich durch eine Buttonleiste bemerkbar, mit der man
eine Referenz (aus dem Repository oder einem Subordner auswählen und) einfügen kann, wobei man sich den Zitierstil aussucht. Wird dasselbe Dokument mehrfach zitiert, wird immer dieselbe Referenz eingefügt (z.B immer wieder ›[3]‹. Speziell das Verwalten von Referenznummern kann bei nummerischer Zitierweise sehr aufwändig, lästig und fehleranfällig sein! Dasselbe gilt für ›Düsentrieb 2016‹ und ›Düsentrieb 2016a, b, c‹ usw. bei Harvard-Style!)
bestehende Referenzen editieren kann
eine Referenzliste, die je nach gewähltem Zitierstil nummerisch oder alphabetisch ist einfügen kann
die bestehende Referenzliste editieren kann.
Fazit: Wenn absehbar sein sollte, dass ihr einen Masterstudiengang belegen werdet, so würde ich mich frühzeitig mit einem ›full featured‹ System wie Zotero vertraut machen. Das erspart auch später, die gesamte Bibliographie von einem System in ein anderes zu übernehmen. (Obwohl das über Standardformate ganz gut geht. Der Teufel steckt aber immer im Detail.) Sollte andererseits völlig klar sein, dass das eure einzige Arbeit ist, bei der Ihr eine Referenzverwaltung braucht, findet ihr eventuell auch mit einem simpleren System (bspw. einer Shareware) das Auslangen. Achtet aber darauf, dass ihr nicht in der Mitte der Arbeit womöglich in eine Größen- oder Anzahlbegrenzung lauft wie bspw. die Anzahl gespeicherter Dokumente; auch die erlaubte Länge der Referenzliste kann eine sehr unangenehme Überraschung sein!
Anm.: Für ein Präsentationsseminar gestalteten ein paar Kommilitonen und ich eine kurze Slideshow über Zotero. Leider sind die Folien derzeit defekt (ich werde schauen, ob ich das beizeiten reparieren kann), aber es gibt einen Clip, der die Dias zeigt, wie sie aussehen sollten. (In dem fehlt wiederum das letzte Dia, aber das ist nur noch eine Zusammenfassung.)
Heute kommt auch wieder Inge zu Wort. Zu ihrem Hintergrund: sie ist seit bald 50 Jahren in der Forschung tätig, und Ihr könnt Euch vorstellen, dass ihre Anfänge bis weit in die Zeit vor dem PC auf jedem Schreibtisch zurück reichen. Es ist nur logisch, dass sie frühzeitig Techniken der Literatur- und Zitatenverwaltung entwickelt hat - lang bevor es spezielle Software dafür gab. Da Sie auf ein Repository von über 20 000 Texten blickt, ist es auch verständlich, dass sie es sich nicht mehr antut, ihren Datenbestand in eine Literaturverwaltung zu migrieren!
Auch für Neulinge in der Forschung hat das durchaus Wert! Weniger IT-Affine, denen jedes neue Softwarewerkzeug ein Greuel ist, können sich hier wertvolle Tipps mitnehmen, wie man mit einfachen Mitteln eine saubere, leistungsfähige Literaturverwaltung auf die Beine stellt. Vorab: ganz ohne IT geht's auch bei Inge nicht, ein Spreadsheet und eine Textverarbeitung sind schon nötig. In diesem Sinne also noch ein Blick auf die Literaturverwaltung, aus völlig anderem Blickwinkel:
Inge Schuster
Ob Studierende selbst ein Thema vorschlagen können oder aus den von Betreuern vorgeschlagenen Themen wählen - in jedem Fall führt die erste Phase einer Thesis über einen Berg an Fachliteratur. Hat man einen passenden Betreuer gewählt, in dessen Expertise/Forschungsgebiet das Thema der Thesis fällt, so sollte dieser grundlegende Publikationen - also, wie man den Anstieg vom Fuß dieses Berges weg beginnt - bereitstellen können; den Berg hinan führen Hinweise von Kollegen, die bereits erfolgreich an ähnlichen Themen gearbeitet haben. Durch unbekanntes neues Terrain sollte der Studierende dann den Weg zum Gipfel selbst finden (wobei der Betreuer Hilfestellung - d.h. fachliche Beratung - leisten wird).
Um bei der Metapher eines Literaturberges zu bleiben - wie hoch dieser Berg ist, hängt natürlich von Art und Thema der Thesis ab. Im einfachsten Fall einer Bachelorarbeit mit 40 - 60 Seiten Umfang, enthält das Literaturverzeichnis im allgemeinen mindestens 25 Zitate, die zur Anfertigung der Arbeit herangezogen wurden. Tatsächlich hat man aber viel mehr überflogen/gelesen und abgespeichert, das meiste davon aber dann doch nicht verwendet.
Um bei diesem Gelesenen und Gespeicherten „Weizen von Spreu zu trennen" und sich für die eigene Arbeit wesentliche Inhalte und Argumentationen zu „merken", bedarf es einiger Disziplin, Ausdauer und schriftlicher Notizen. Auch, wenn man der Meinung ist „das merke ich mir ja leicht", macht man bereits wenige Tage später eine leider sehr negative Entdeckung: nicht alles, was ins Kurzzeitgedächtnis Eingang gefunden hat, wurde dann auch im Langzeitgedächtnis gespeichert; auf Deutsch: man sucht und sucht und sucht.
Eine effiziente Literaturverwaltung ist im digitalen Zeitalter natürlich keine Hexerei, dazu gibt es eine Reihe ausgezeichneter Möglichkeiten. Nichtsdestoweniger möchte ich eine erzkonservative Vorgangsweise erwähnen, die ich schon seit mehr als 25 Jahren für Arbeiten von Studenten und eigene Publikationen, Reviews, Blogartikel, etc. anwende und im Laufe der Zeit an die jeweiligen Versionen meines Systems (Microsoft Word) adaptiert habe:
Strukturierung der Literatur: Zu einem neuen Themengebiet wird ein Folder angelegt (z.B."Tukan-Gefieder", um beim Beispiel des Tukan zu bleiben), in welchem alle gelesene Literatur in entsprechenden Subfoldern (z.B. Tukan, Ernährung, Metalle, Gefieder,....) gespeichert wird, die jeweils wiederum in mehrere Subsubfolder unterteilt sein können (z.B. Tukan: Vorkommen/Habitat, Eigenschaften, Lebensweise,...).
Extrahieren der Literatur: Zu Gesamt-Thema und wesentlichsten Subthemen werden files angelegt, die einen Extrakt der jeweiligen Literatur enthalten. Der Eintrag jeder Arbeit in so einen file erfolgt mit Titel (und natürlich vollständigem Literaturzitat). Unter diesem Heading (Heading 2) merke ich dann wesentlich erscheinende Punkte (unter Headings 3, 4,..) an und/oder übertrage auch ganze Passagen, Abbildungen, Tabellen mit copy/paste (natürlich nicht, um diese kopierten Stellen in die entstehende Arbeit zu übertragen). Das geht sehr schnell!
Auffinden von Informationen: Ein Table of Contents am Beginn jedes files ermöglicht einen sehr effizienten Überblick über die darin enthaltenen Arbeiten und deren wesentliche Punkte. Weitere Details lassen sich mit keywords unter „find" sofort aufspüren.
Üblicherweise kann ich bis zu 100 Publikationen in 5 - 6 files „extrahieren". Die so entstandenen files lassen sich sehr einfach ergänzen, umstellen - den Anforderungen anpassen. Und die Literaturzitate sind immer zur Hand. Wenn ich nach einem bestimmten Detail suche, sehe ich dieses auch im Zusammenhang mit dem Extrakt des betreffenden Artikels - damit rufe ich mir in etwa den Inhalt in Erinnerung ohne noch auf das ausführliche Originalpaper zugreifen zu müssen.
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