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Controlling


Notes:

Um den Projektverlauf zu überwachen findet eine laufende Fortschrittskontrolle statt (Meilensteine), bei der u.a. festgestellt wird, ob es Abweichungen vom Plan gibt. Ist das der Fall, werden Maßnahmen in die Wege geleitet, die entweder das Projekt wieder auf Plan bringen oder falls das unrealistisch ist zumindest verhindern, dass die Abweichungen größer werden bzw. im schlimmsten Fall den Plan an die Projektrealität anpassen. Diesen Vorgang nennt man Controlling (beachte: „controlling“ hat nur bedingt mit dem deutschen „kontrollieren“ zu tun. Es bedeutet mehr „im Griff haben“, „steuern“)
Projektcontrolling beinhaltet:
die Planungsergebnisse: das Soll
die Bewertung des realen Verlaufs: das Ist
einen Vergleich zwischen Soll und Ist
Maßnahmen zur Bereinigung von Abweichungen
Zur Kontrolle des Projektfortschritts dienen Meilensteine. Bei Erreichen jedes sog. externen Meilensteins entscheidet der Auftraggeber, ob das Projekt fortgesetzt, verändert oder abgebrochen wird.
Bei größeren Projekten kann es Sinn machen, zusätzlich kleinere, interne Meilensteine einzuplanen („Inchpebbles“). Hier entscheidet allein die Projektleitung über das weitere Vorgehen. Meilensteine dürfen Subjektivität keinen Raum lassen, sondern müssen anhand von „harten“ Kriterien bewertbar sein.
Die Terminkontrolle überwacht, dass die Vorgänge zu den festgelegten Zeitpunkten, die Kostenkontrolle, dass sie zu den vorgegebenen Kosten abgewickelt werden. Die Bewertung findet ebenfalls bei erreichen der Meilensteine statt. Als vernünftige Größenordnung werden Zeiträume zwischen 1 Woche und 1 Monat genannt.
Finden sich Abweichungen, so wird mit Maßnahmen reagiert. Unmittelbare Maßnahmen zielen auf Symptome (Überstunden, Personal umverteilen, SW zukaufen etc.). Mittelbare Maßnahmen zielen auf die Ursache, um nicht nach kurzer Zeit vor der gleichen Misere zu stehen.. Ganz unterschiedliche Ursachen können zum Vorschein kommen: unrealistische Planungsannahmen genauso wie schlechte Einzelleistungen o.ä. Von Maßnahmen wie der Vergrößerung des Projektteams oder Verheimlichen bis zum bitteren Ende rät Meyer dringend ab [Meyer95]. Viel mehr könnte ein Neuverhandeln mit reduzierten Anforderungen ein massiv in Schieflage geratenes Projekt heilen.