Vereins Service- und Organisationsprogramm

 



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VSOP ist eine Business Applikation des SpACE Adressenmoduls des Wolf Office Team. Damit stehen Ihnen alle Funktionen der Adressenverwaltung zur Verfügung: Firmen, Personen, Adressen, Kontaktgruppen, gefilterte Listen, Seriendaten für Aussendungen, usw...

Zusätzlich zu den Funktionen der reinen Adressenverwaltung bietet VSOP einen abgerundeten Leistungsumfang für die Anforderungen der Mitgliederverwaltung in einem Verein.


Produktbeschreibung

Mitgliedschaften

Neue Mitglieder werden mit einem eigenen Assistenten erfasst. Bei der Erfassung eines Mitgliedes werden, sofern noch nicht definiert, die Hauptadresse für Aussendungen und Beitragsvorschreibungen, die Mitgliederart, sowie die Zugehörigkeit zu Vereinsbereichen definiert. Für neue Mitglieder wird automatisch die erste Beitragsvorschreibung am Konto belastet. Die Mitgliedschaftsinformation ist auf einfachen Tastendruck aus dem Kontaktlistenformular einsehbar.

VSOP 2

Mitgliederarten

Die beiden Mitgliederarten ordentliches Mitglied und Ehrenmitglied sind vom System vorgegeben. In VSOP können zusätzlich bis zu fünf weitere Mitgliederarten individuell definiert werden. Für alle Mitgliederarten kann festgelegt werden, ob ein Mitgliedsbeitrag zu bezahlen ist oder nicht.

Vereinsbereiche

Für den Verein können mehrere Vereinsbereiche definiert werden (Sektionen, Abteilungen, Landesorganisationen,...). Für jeden Bereich wird darüber hinaus festgelegt, ob eine Mitgliedschaft in dem Bereich möglich ist, bzw. ob eine Gebühr zu bezahlen ist.

Mitgliedsbeiträge

Für jede einzelne Mitgliederart wird pro Vereinsbereich ein eigener Jahresbeitrag definiert. Die definierten Jahresbeiträge werden für die jährliche Vorschreibung verwendet. Für jedes Mitglied kann zusätzlich zur Mitgliedsart eine Reduzierung um einen bestimmten Prozentsatz angegeben werden.

Austritte

Während des laufenden Jahres wird für Austritte ein sogenannter Austrittsvormerk eingetragen. Mitglieder mit Austrittsvormerk gelten noch als aktive Mitglieder. Während des laufenden Jahres können entsprechende Übersichten über den Mitgliederstand (Beitritte, Austritte, usw.) ausgegeben werden.

Mitgliedskonto

Am Konto eines Mitglieds werden die Vorschreibungen gebucht, Zahlungseingänge erfasst und der aktuelle Saldo angezeigt. Korrekturbuchungen am Konto sind möglich.

VSOP

Zahlungen erfassen

Beim Zahlungseingang werden das Datum, der Betrag, das Bankkonto, die Bankauszugsnummer, sowie eine Anmerkung für den Zahlungszweck eingegeben. VSOP verbucht die Zahlung auf dem Konto des Mitglieds und errechnet den neuen Saldo.

Beitragsvorschreibungen & Mahnaktionen

Die jährliche Vorschreibung des Mitgliedsbeitrages erfolgt jeweils automatisch, indem zuerst die Konten mit dem Jahresbeitrag für alle aktiven Mitglieder belastet werden. Das System nimmt die Informationen aus der Zugehörigkeit zu Vereinsbereichen, die Mitgliederart, sowie die definierten Gebühren und errechnet daraus automatisch die neue Jahresgebühr. Im zweiten Schritt wird eine Seriendruckdatei ausgegeben, mit der sowohl ein Vorschreibungsbrief, als auch ein Zahlscheinvordruck als Word Seriendokument gedruckt werden.

Ähnlich wie die jährliche Beitragsvorschreibung kann zu beliebigen Zeitpunkten eine Mahnaktion durchgeführt werden. Dabei ist es möglich, zuerst einen fixen oder prozentuellen Mahnspesenbetrag zu verrechnen und anschließend wie bei den Vorschreibungen eine Seriendruckdatei auszugeben. Bei einer Mahnaktion werden automatisch alle aktiven Mitglieder, deren Konto einen negativen Saldo aufweist, berücksichtigt.

In den Seriendaten für die Mahnbriefe und Zahlscheine werden folgende Felder ausgegeben: Adressetikett, Anrede, Beitragsjahr, Jahresbeitrag, Saldo, Vereinsbereiche, in denen Mitgliedschaft besteht, bisher gebuchte Zahlungen.

Vereinsfunktionen

Für Mitglieder können zusätzlich die ausgeübten Funktionen im Verein angegeben werden. Diese Information kann ebenfalls beim Erstellen von gefilterten Listen verwendet werden (z.B. für eine Aussendung an alle Vorstandsmitglieder).

Filter & Listen

Die Klassifizierung der Kontakte benützen Sie, um mit Hilfe des Filterwerkzeuges von SpACE gezielt Seriendaten bzw. Listen zusammenzustellen. Darüber hinaus stellt VSOP einige Speziallisten zur Verfügung: Offene Salden, Vereinskenndaten, Austritte/Beitritte Übersicht.

Die meisten Ausgaben aus VSOP erfolgen in Form von Seriendaten (für Aussendungen, Vorschreibungen, Mahnungen, etc.). Für diese Dokumente werden entsprechende Word Vorlagen mitgeliefert.


Leistungsmerkmale der Adressenverwaltung


Alle Rechte:
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e-mail: office_at_wot.at
letztes Update: 2014